Nachhaltigkeitsbericht erstellen: Anleitung in 5 Schritten

Mit einem Nachhaltigkeitsbericht informieren Sie über sämtliche Nachhaltigkeitsleistungen Ihres Unternehmens. Erfahren Sie, wie Sie in fünf Schritten zum CSRD-Bericht kommen.

In den kommenden Jahren wird der Nachhaltigkeitsbericht zu einem der wichtigsten Instrumente für Unternehmen, die über ihre Nachhaltigkeitsleistungen berichten wollen und müssen. Der CSR-Report berücksichtigt dabei die drei klassischen ESG-Dimensionen Environmental, Social und Governance.

Die ökologische Dimension behandelt unter anderem Umweltschutz und Ressourcennutzung, die soziale Dimension beschäftigt sich z.B. mit Arbeitsbedingungen und Gemeinwohl und die Governance-Dimension bezieht sich auf verantwortungsvolle und wirtschaftlich nachhaltige Unternehmensführung.

Innerhalb dieser drei Bereiche können Unternehmen im Nachhaltigkeitsbericht eigene Schwerpunkte setzen, abhängig von ihrer spezifischen Strategie und den Erwartungen ihrer Stakeholder.

Der Hauptzweck des Nachhaltigkeitsberichtes:

Die Berichterstattung dokumentiert die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens. Das hilft, seine Nachhaltigkeitsleistung zu verbessern.
Stakeholder wie Investoren, Kunden, Mitarbeiter:innen und die Öffentlichkeit können sich umfassend und vergleichbar über die Nachhaltigkeit des Unternehmens informieren.
Die Unternehmenskommunikation kann besser erkennen, welche Botschaften (zum Beispiel zu Emissionsreduktionszielen) die Marke im Sinne der Green Claims Direktive und verwandten Regelungen sicher kommunizieren kann.

In diesem Blogpost erfahren Sie, wie ein überzeugender Nachhaltigkeitsbericht entsteht, wie er gesetzliche Anforderungen erfüllen kann, Ihre Stakeholder begeistert und Ihr Unternehmen positiv positioniert.

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihrer Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft gerecht zu werden. Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der Europäischen Union verpflichtet außerdem eine ab 2024 wachsende Zahl von Unternehmen dazu, über ihre Nachhaltigkeitsleistungen zu berichten.

Die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) bietet mit den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) einen klaren Rahmen für diese Berichterstattung und wird in Europa wahrscheinlich wichtiger werden als GRI. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie ein überzeugender Nachhaltigkeitsbericht entsteht, wie er gesetzliche Anforderungen erfüllen kann, Ihre Stakeholder begeistert und Ihr Unternehmen positiv positioniert.

Der Weg zum Nachhaltigkeitsbericht ist keineswegs normiert. Es gibt verschiedene Empfehlungen zum Vorgehen, denen Sie folgen können. Dieser Beitrag zeigt Ihnen einmal grundsätzlich, wie Ihr Weg zum Nachhaltigkeitsbericht in fünf Schritten aussehen kann.

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1. Nachhaltigkeitsbericht vorbereiten

Klären Sie zunächst hausintern, welche Nachhaltigkeitsstrategie / Klimastrategie Ihr Unternehmen verfolgt, welchen Stellenwert Nachhaltigkeit in ihrem Haus hat und welches Ambitionsniveau das Unternehmen hat. Das ist wichtig, weil das erarbeitete Ambitionsniveau die Nachhaltigkeitsstrategie und die Nachhaltigkeitskommunikation bestimmt. Je nach Unternehmen und bisheriger Strategie kann das ein eigener, sehr anspruchsvoller Schritt sein.
Definieren Sie, wer sich um den Nachhaltigkeitsbericht kümmern wird. Wer schreibt den Nachhaltigkeitsbericht bzw. wer ist dafür zuständig, dass dies passiert? Existiert genug Know-how im Unternehmen oder sollten Sie auf externe Berater:innen zugreifen, die damit bereits Erfahrung haben? – Bei kleinen Unternehmen reicht es vielleicht schon, wenn eine Einzelperson den Hut aufhat. Bei großen Unternehmen kann es ein Team für den Nachhaltigkeitsbericht geben. Positiv denkbar ist, wenn die Einzelpersonen des Teams aus jenen Abteilungen kommen, die für den Bericht am relevantesten sind. Weil sich so manche Relevanz erst im Zuge der Analyse ergibt, sollte man das Start-Team auch nicht als in Stein gemeißelt betrachten, sondern es nach und nach optimieren.
Das so definierte Team sollte sich mit den Richtlinien vertraut machen, nach denen ein Nachhaltigkeitsbericht verfasst werden kann oder muss. Ermitteln Sie zu Beginn, ob Ihr CSR-Report gewissen Richtlinien zu folgen hat. Sofern es keine zwingenden Gründe für andere Rahmenwerke gibt, empfehlen wir an dieser Stelle, sich mindestens an den ESRS der EFRAG zu orientieren. Je nach Branche oder Unternehmenswunsch kann es aber auch sinnvoll sein, mit diesem Nachhaltigkeitsbericht weitere Rahmenwerke oder Bestimmungen zu erfüllen, etwa die „Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte“ der Vereinten Nationen oder andere Frameworks.
Entwickeln Sie eine vorläufige Aufstellung von Nachhaltigkeitsthemen, die für Ihr Unternehmen relevant sein könnten. Identifizieren Sie dazu alle Bereiche, in denen Ihr Unternehmen durch seine Unternehmensziele und seine operative Geschäftstätigkeit wirtschaftliche, ökologische und soziale Auswirkungen hat. Diese Aufstellung dient als Grundlage, um in späteren Schritten gezielter entscheiden zu können, welche Stakeholder auf welche Weise einzubeziehen sind.
Stellen Sie sicher, dass die oberste Führungsebene den definierten Prozess zur Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts voll und ganz unterstützt. Ohne diese Rückendeckung fällt es nicht nur schwer, die notwendigen Ressourcen (Geld, Personenzeit und mehr) aufzutreiben. Dies ist auch notwendig, um sicherzustellen, dass sich alle internen Stakeholder bewusst sind, dass ihre Kooperation wichtig und unverzichtbar ist. Informieren Sie in der Breite auch die Mitarbeiter:innen des Unternehmens über den Prozess, seine Notwendigkeit und das Ziel des Projektes.
Holen Sie sich externe Berater:innen, die Ihnen helfen, einen CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht auf Basis von ESRS-Richtlinien oder ähnlichen Frameworks zu erstellen. Holen Sie sich auch Hilfe, wenn es darum geht, granulare Inhalte des Berichts mit Mehrwert zu kommunizieren.

2. Stakeholder für den CSR-Report ermitteln und befragen

Zunächst identifizieren Sie interne und externe Stakeholder mit Bezug zur Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Die Interessen dieser Stakeholder sammeln Sie, verstehen die Absicht hinter diesen Interessen und berücksichtigen das beim späteren Erfassen von Daten. Nur so ist sichergestellt, dass der Nachhaltigkeitsbericht für relevante Stakeholder und nützlich und informativ ist.
Interne Stakeholder arbeiten im Unternehmen selbst. Dazu gehören beispielsweise die Unternehmensführung, die Abteilungsleiter:innen, aber auch Expert:innen aus den verschiedenen Abteilungen. Die Interessen interne Stakeholder zu erfassen ist wichtig, weil Sie damit verstehen, welche Nachhaltigkeitsaspekte für das Kerngeschäft tatsächlich wesentlich sind. Auch kann nur mit den Informationen der Betroffenen der Nachhaltigkeitsbericht tatsächlich wesentliche Informationen liefern. Und am Ende gilt auch: Nur wenn die internen Stakeholder in den Nachhaltigkeitsbericht involviert sind, können seine Ergebnisse ins Unternehmen zurückfließen und dort einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anstoßen.

Die Stakeholder-Befragung hilft Ihnen zu verstehen, welche Informationen für den Nachhaltigkeitsbericht wesentlich sind.

Externe Stakeholder sind zwar nicht Teil des Unternehmens, haben aber mit diesem zu tun. Die ESRS unterscheiden auch hier noch einmal zwei Gruppen: Die erste Gruppe, nämlich „betroffene Stakeholder“ sind Einzelpersonen oder Gruppen mit Interessen, die von den Tätigkeiten des Unternehmens und seiner Wertschöpfungskette – positiv oder negativ – betroffen sind oder betroffen sein könnten. Die zweite Gruppe, „Nutzer:innen des Nachhaltigkeitsberichts“, sind Stakeholder, die ein Interesse an dem Unternehmen haben, also zum Beispiel bestehende und potenzielle Investoren, Kreditgeber (einschließlich Vermögensverwaltern, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen) sowie Geschäftspartner:innen der Unternehmen, Gewerkschaften und Sozialpartner, Organisationen der Zivilgesellschaft, Nichtregierungsorganisationen und natürlich Regulierungsbehörden. Auch externe Stakeholder helfen Ihnen zu verstehen, welche Informationen im Nachhaltigkeitsbericht wesentlich sind.
Befragen Sie die Stakeholder zu den bisher vorläufig als relevant identifizierten Themen. Legen Sie fest, was Sie fragen wollen und auch, wie Sie fragen wollen (digital, persönlich, in Interviews, mit Formularen…). Hier liegen bereits erste Chancen: Denn einerseits wollen Sie ja Informationen und Feedback, um den Nachhaltigkeitsbericht zu einem nützlichen Tool zu machen. Andererseits ist dies eine Kommunikation – und bietet die Chance, mit Ihren Stakeholdern generell mal wieder ins Gespräch zu kommen.

3. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse

Die Wesentlichkeitsanalyse ist eigentlich Teil der Stakeholderbefragung, aber weil sie wichtig ist, gönnen wir ihr hier einen eigenen Punkt.

Die „doppelte Wesentlichkeitsanalyse“ oder auch „doppelte Materialität“ ist ein wesentliches Merkmal des Nachhaltigkeitsreports im Sinne von CSRD nach ESRS-Richtlinien. Sie sieht vor, dass der Bericht nicht nur die Auswirkungen der Geschäftstätigkeiten auf die Umwelt und die Gesellschaft (externe Dimension) transparent darstellt, sondern umgekehrt auch die finanziellen Auswirkungen von Umwelt- und Gesellschaftsthemen auf das Unternehmen selbst (interne Dimension).
Für den Nachhaltigkeitsbericht erfassen Sie zunächst die externe Wesentlichkeit bzw. Inside-Out-Perspektive. Wie signifikant sind zum Beispiel die Auswirkungen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf Umwelt und Gesellschaft? Welchen Impact hat das Unternehmen? Hier betrachten Sie Themen wie Umweltverschmutzung, Ressourcenverbrauch, soziale Gerechtigkeit und Einfluss auf lokale Gemeinschaften.
Wichtig für den CSR-Report ist aber auch die interne Wesentlichkeit bzw. die Outside-In Perspektive: In welchem Ausmaß haben Umwelt- und Gesellschaftsthemen Relevanz für die Wirtschaftlichkeit und den Betrieb des Unternehmens? Der Bericht muss hier Risiken und Chancen bewerten, die sich aus Nachhaltigkeitsthemen ergeben. Beispiele dafür sind die Verfügbarkeit von Ressourcen, die für das Kerngeschäft wichtig sind, aber auch mögliche Probleme mit Regulatoren. Auch die Erwartungen von Stakeholdern sind hier wichtig, zum Beispiel die Frage danach, ob unternehmerische Tätigkeit Auswirkungen auf die Kapitalverfügbarkeit hat.
Als Ergebnis dieser Befragungen wissen Sie, welche Nachhaltigkeitsthemen die Stakeholder für wichtig erachten. Analysieren Sie dieses Feedback und berichten Sie der Unternehmensführung, welche Themen auf Basis der Stakeholderbefragung in den Nachhaltigkeitsbericht gehören und in den folgenden Jahren priorisiert bearbeitet werden sollen.

4. Quantitative Daten für den Nachhaltigkeitsbericht erfassen

Es ist noch nicht allzu lange her, da konnten Nachhaltigkeitsberichte es sich leisten, in blumigen Worten über dieses und jenes zu berichten. Die CSRD macht damit Schluss und wie andere internationale Frameworks zur Nachhaltigkeitsberichterstattung sehen auch die ESRS-Richtlinien eine stärkere Quantifizierung der Berichterstattung vor.

Das spiegelt sich nicht zuletzt im Umstand, dass der Nachhaltigkeitsbericht auch in einer maschinenlesbaren Form vorliegen muss. So lassen sich enthaltenen Informationen automatisch verarbeiten und analysieren. Und genau das zahlt auf eines der Ziele des Reportings ein, nämlich: Nutzende Stakeholder sollen durch den Bericht die Nachhaltigkeitsleistung von Unternehmen besser bewerten, verstehen und vergleichen können.

Die Grundlage eines guten Nachhaltigkeitsberichts bilden daher Daten und Fakten in Form von Kennzahlen (KPIs) bzw. Datenpunkten. Diese machen quantitative Aussagen unter anderem zu Treibhausgasemissionen nach Scope 1, 2 und 3, Wasser- und Energieverbrauch, anderer Ressourcenverbrauch, Abfallaufkommen, Verschmutzung von Boden, Luft und Wasser.

Entscheidend an diesen Zahlen im Nachhaltigkeitsbericht ist:

Sie erfassen quantitativ und überprüfbar alle Bereiche, deren Relevanz sich aus Stakeholder-Befragung und Wesentlichkeitsanalyse ergeben hat.
Welche Datenpunkte dabei erfasst werden, regelt das gewählte Framework – in der EU für CSRD sind das die ESRS-Richtlinien; in Zukunft definieren diese auch, welche KPIs für bestimmte Branchen relevanter sind als für andere.
Die gelieferten Daten müssen valide und verlässlich sein. Daher muss der Nachhaltigkeitsbericht jeweils auch Methoden und Quellen offenlegen, auf deren Basis der CSR-Report seine Aussagen macht. Hier werden typischerweise auch externe Anbieter eingebunden, die mit Softwarelösungen helfen, KPIs zu ermitteln.
Auf diese Weise sind die Daten aus dem Nachhaltigkeitsbericht mit anderen Daten vergleichbar. So können Stakeholder die Nachhaltigkeitsleistung eines Unternehmens mit dem Niveau anderer Unternehmen vergleichen, aber auch die Veränderung der Nachhaltigkeitsperformance eines einzelnen Unternehmens über mehrere Jahre hinweg.

Der CSRD-Bericht ist kein Bericht im eigentlichen Sinne, sondern ein Teil des Lageberichtes. Er legt die ökologischen, sozialen und Governance-bezogenen (ESG) Leistungen eines Unternehmens dar.

5. Nachhaltigkeitsbericht erstellen und zeigen

Aber wovon reden wir eigentlich, wenn wir vom Nachhaltigkeitsbericht sprechen?

Der Geschäftsbericht informiert über die finanziellen Leistungen, Geschäftstätigkeiten und Strategien eines Unternehmens und beinhaltet u.a. den Jahresabschluss und Lagebericht.
Der Lagebericht ist Teil des Geschäftsberichtes und beschreibt die Geschäftsentwicklung sowie erwartete Risiken und Chancen für das Unternehmen. Dazu gehören die nicht-finanziellen Informationen – also das, was laut CSRD offengelegt werden muss.
Der CSRD-Bericht ist kein Bericht im eigentlichen Sinne, sondern ein Teil des Lageberichtes. Er legt die ökologischen, sozialen und Governance-bezogenen (ESG) Leistungen eines Unternehmens dar. Entsprechend der Richtlinie muss dies im Lagebericht geschehen.
Der Lagebericht muss maschinenlesbar sein und zwar entsprechend dem European Single Electronic Format (ESEF).
Verpflichtend sieht die CSR-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive) eine externe Prüfung der Nachhaltigkeitsinformationen Die Prüfung kann nicht einzelne Werte checken. Aber sie kann ermitteln, ob die Vorgaben von CSRD und ESRS eingehalten wurden, ob die verwendeten KPIs und Datenpunkte sinnvoll, die verwendeten Quellen und Methoden erprobt und zuverlässig sind und Nachhaltigkeitsinformationen verständlich und transparent dargestellt wurden.

Gleichzeitig steht es Unternehmen frei, einen alleinstehenden Nachhaltigkeitsbericht in Prosaform zu verfassen. Diese von Menschen lesbaren „Prosawerke“ sind aus gesetzgeberischer Sicht optional, aber sie können auch kommunikativer Sicht dennoch nützlich und wichtig sein. Für sie gilt:

Sorgen Sie dafür, dass der Nachhaltigkeitsbericht gefunden werden kann und für verschiedene Endgeräte lesbar ist. Nutzen Sie bei gedruckten Versionen die Möglichkeiten modernerer, umweltfreundlicher Druckereien. Kommunizieren Sie aktiv an ihre Stakeholder, dass der Nachhaltigkeitsbericht vorliegt.
Der Text im CSR-Report sollte alle relevanten Informationen liefern, die für die Bewertung der Nachhaltigkeitsleistung des Unternehmens wichtig sind. Unabhängig von der maschinenlesbaren Version, die vor allem Datenanforderungen erfüllen muss, sollte der Text sich stets auf konkrete Kennzahlen und Datenpunkte beziehen, Quellen nennen und Methoden offenlegen. Es versteht sich eigentlich von selbst, aber die gegebenen Informationen sollten natürlich korrekt und aktuell sein.
Sorgen Sie im Nachhaltigkeitsbericht für klare und verständliche Formulierungen und einen gut gegliederten Aufbau. Im Prinzip soll er, wie auch andere Nachhaltigkeitskommunikation im Sinne der Green Claims, auch für Leser:innen ohne Fachkenntnisse verständlich formuliert sein.
Widerstehen Sie der Versuchung, den Text zwischen schönen Image-Bildern zu vergraben. Betrachten Sie visuelle Elemente, Grafiken, Diagramme als ein Mittel, die Glaubwürdigkeit und Verständlichkeit der Informationen zu erhöhen und komplexe Zusammenhänge verständlich zu machen.
Zeigen Sie im Bericht ebenso transparent wie sachlich, wie sich Ihr Unternehmen engagiert, in den Dialog mit Stakeholdern geht, welche Ziele es in den ESG-Dimensionen hat und welche Pläne, Projekte und Strategien helfen sollen, diese Ziele zu erreichen. Lassen Sie in vielfältigen Snippets auch Mitarbeiter:innen und Expert:innen mit Bild zu Wort kommen, etwa mit Erklärungen oder Zitaten.

Die maschinenlesbare Form des Nachhaltigkeitsberichts ist Pflicht. Doch nur wenigen ist bewusst, wie wertvoll auch ein sauber aufgesetzter, von Menschen lesbarer Nachhaltigkeitsbericht als Kür sein kann. Wenn Sie Ihre Nachhaltigkeit richtig analysiert haben und Ihre Ambition über das gesetzliche Minimum hinausgeht, können Sie jede einzelne Information nutzen, um die Kommunikation quer durch alle Kanäle des Unternehmens um Green Content und nachhaltiges Social-Media-Marketing zu bereichern. Holen Sie hier Content- und Kommunikations-Expert:innen ins Boot, die verstehen, wie man eine Balance zwischen Substanz und Spannung herstellt und die Nachhaltigkeitsleistung des Unternehmens über den reinen CSR-Report hinaus markenwirksam auserzählt.